Outlook Serienmail

Das Programm Outlook Serienmail ist eine Erweiterung für Microsoft Outlook die es ermöglicht, personalisierte Serienmails an Kontakte einer oder mehrerer Kategorien zu versenden. Dabei wird aus einer zuvor erstellten Outlook Mail oder HTML - Vorlage für jeden den Auswahlkriterien entsprechenden Kontakt eine E-Mail personalisiert generiert und verschickt.

Beim Versand wird für  jeden Kontakt eine eigene E-Mail generiert. Diese Methode hat in Outlook mehrere Vorteile gegenüber dem Versand einer E-Mail mit mehreren Empfängern:

  • Der Inhalt der E-Mail kann über Variablen personalisiert werden
  • Die Anzahl der in einer Aussendung kontaktierten Empfänger ist nicht beschränkt
  • Bessere Übersicht an welche Empfänger eine Aussendung geschickt wurde

Outlook Serienmail ist für den Versand von personalisierten Serienmails - wie z. B. Newslettern - mit Microsoft Outlook gedacht. Die Pflege der Empfänger erfolgt ausschließlich manuell über den Benutzer durch die Zuordnung eines Kontakts zu einer oder mehrerer Kategorien. Eine automatisierte An- und Abmeldefunktion, mit der sich ein Interessent selbstständig ohne das Zutun des Benutzers an dem Newsletter an- bzw. abmelden kann, sind in Outlook Serienmail weder implementiert noch vorgesehen. Entsprechend richtet sich das Programm in erster Linie an Benutzer die Ihre Kontakte bereits in Outlook pflegen und eine einfache, schnelle und kostengünstige Lösung suchen, personalisierte Serien E-Mails mit Microsoft Outlook zu verschicken.

Das Programm kann theoretisch zwar beliebig viele Serienmails an eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern verschicken, für eine sehr intensive Nutzung des Kommunikationsmittels E-Mail gibt es aber geeignetere Lösungen (z. B. myWeb2Mail der Firma netlands edv consulting GmbH). Diese bieten dann u. a. auch integrierte Auswertungsmöglichkeiten bzgl. des Wirkungsgrads einer Aussendung, eine automatisierte An- und Abmeldefunktion für Interessenten etc..

Systemanforderungen

Outlook Serienmail benötigt folgende Komponenten für einen ordnungsgemäßen Betrieb:

  • Microsoft Outlook 2010, 2013 oder 2016 (32 Bit oder 64 Bit Version)
  • Microsoft .NET Framework 3.5 oder höher

Das Microsoft .NET Framework kann kostenlos über die Microsoft .NET Homepage heruntergeladen werden.

Nutzungsbedingungen

Die Nutzung von Outlook Serienmail (im Weiteren auch „Software“ genannt) ist sowohl für private als auch gewerbliche Zwecke kostenlos.

Eine Verwertung der Software in Form von Verkauf, Vermietung, Leasing oder irgendeiner anderen kommerziellen Form ist ausschließlich dem Autor vorbehalten. Dies gilt ebenso für Kopien der Software.

Es ist untersagt, die Software abzuändern, zu übersetzen, zurück zu entwickeln, zu entkompilieren, von der Software abgeleitete Werke zu erstellen oder das schriftliche Material zu vervielfältigen, es zu übersetzen oder abzuändern oder vom schriftlichen Material abgeleitete Werke zu erstellen.

Da es sich bei der Software um ein rein privates Projekt handelt, steht kein professioneller Support zur Verfügung. Sollten Sie Support benötigen oder Wünsche bezüglich des Funktionsumfangs von Outlook Serienmail haben,  können Sie Ihre Anfragen über das Kontaktformular auf der Projekthomepage http://www.outlookserienmail.de. Eine Beantwortung kann aber leider nicht garantiert werden.

Der Autor behält sich eine Änderung der Nutzungsbedingungen zu jedem Zeitpunkt vor. Die jeweils aktuellen Nutzungsbedingungen finden Sie auf der Projekthomepage http://www.outlookserienmail.de.

Haftungsausschluss

Outlook Serienmail (im Weiteren auch „Software“ genannt) garantiert keine Fehlerfreiheit. Die Verwendung der Software geschieht ausschließlich auf eigene Gefahr. Der Autor übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch die Verwendung der Software oder deren möglichen fehlerhaften Funktionen resultieren.

Ebenso haftet der Autor nicht für Forderungen/Schäden die durch einen Missbrauch der Software (z. B. unaufgeforderte Massen E-Mails) entstanden sind.

Installation

Die Installation von Outlook Serienmail erfolgt über den Aufruf der Datei „osm_setup.exe“. Diese kopiert alle benötigten Dateien auf Ihren Computer und richtet eine Verknüpfung für Outlook Serienmail in Ihrem Startmenü ein.

Beim ersten Aufruf des Programms wird im Ordner für „Eigene Dateien“ automatisch ein Verzeichnis „Outlook Serienmail“ erstellt. Dieses enthält u. a. einen Unterordner mit den LOG-Dateien der einzelnen E-Mail Sendungen.

WICHTIG: Für eine fehlerfreie Installation des Programms muss der zum Zeitpunkt der Installation angemeldete Benutzer über administrative Rechte verfügen!

Konfiguration

Die Einstellungen von Outlook Serienmail werden in den beiden Bereichen „Grundkonfiguration“ und „Zusatzkonfiguration“ vorgenommen. Die  im Bereich „Grundkonfiguration“ befindlichen Einstellungen müssen vollständig ausgefüllt werden und sind für den Versand der Serienmail zwingend erforderlich. Im Bereich „Zusatzkonfiguration“ befinden sich optionale Einstellungen.

Kategorien (Grundkonfiguration)

Wählen Sie hier die Kategorie(n) aus, an welche die E-Mail verschickt werden soll. Sie können die Namen der Kategorien entweder manuell oder über den Outlook Kategorie Auswahldialog eintragen. Die Nutzung des Outlook Kategorie Auswahldialogs empfiehlt sich vor allem bei längeren bzw. komplizierten Kategorienamen, da so Eingabefehler seitens des Benutzers ausgeschlossen werden können. Der Auswahldialog öffnet sich nach dem Klick auf das Icon am Ende des Eingabefelds.

Die Kategorien und deren Verwaltung sind kein Bestandteil von Outlook Serienmail, sondern von Microsoft Outlook. Sollten Sie Fragen zu Kategorien bzw. deren Verwaltung haben konsultieren Sie bitte das entsprechende Handbuch oder wenden Sie sich an einen qualifizierten EDV Fachbetrieb.

Ein Kontakt erhält die E-Mail nur einmal, auch wenn er ggf. mehreren der angegebenen Kategorien zugeordnet ist.

Im Standard verschickt Outlook Serienmail die E-Mail an alle Kontakte aus dem angegebenen Kontakte-Ordner die mindestens einer der angegebenen Kategorien zugeordnet ist. Wenn also z. B. die Kategorien „A Kunden“ und „B Kunden“ ausgewählt wurden, erhalten folgende Kontakte die E- Mail:

  • Kontakte die nur der Kategorie „A-Kunden“ zugeordnet sind
  • Kontakte die nur der Kategorie „B-Kunden“ zugeordnet sind
  • Kontakte die sowohl der Kategorie „A-Kunden“ als auch „B-Kunden“ zugeordnet sind

Soll eine E-Mail nur an Kontakte geschickt werden die allen der angegebenen Kategorien zugeordnet sind, so muss die Option „Kategorie UND Verknüpfung“ aktiviert werden. Für obiges Beispiel würde dies bedeuten, das nur Kontakte die sowohl der Kategorie „A-Kunden“ als auch „B-Kunden“ zugeordnet sind die E-Mail erhalten würden.

Um eine E-Mail an alle Kontakte eines Outlook-Ordners - unabhängig von deren Kategorie Zuordnung - zu versenden, tragen Sie in das Feld „Kategorie“ einfach ein „*“ ein.

Vorlage (Grundkonfiguration)

Wählen Sie hier die zuvor von Ihnen erstellte Outlook E-Mail Vorlage aus die zur Versendung der Serienmail verwendet werden soll. In dem Auswahldialog für die Vorlagendatei werden standardgemäß nur Outlook E-Mail Vorlagendateien (*.oft) und HTML-Vorlagen (*.htm/*.html) angezeigt.

Bei der Verwendung von HTML-Dateien muss der Betreff der E-Mail im OSM direkt angegeben werden. Details zum Erstellen einer Outlook E-Mail Vorlage können Sie dem Abschnitt „Vorlage erstellen“ in diesem Dokument entnehmen.

Kontakte (Grundkonfiguration)

Hier muss der Outlook-Ordner ausgewählt werden, in dem sich die Kontakte befinden, an welche die Serienmail geschickt und deren Zugehörigkeit zu den zuvor selektierten Kategorien überprüft werden soll.

Nach der Auswahl eines Ordners wird unterhalb der Feldbeschreibung angezeigt, wie viele Elemente sich insgesamt in dem Ordner befinden. Diese Zahl zeigt weder auf, wie viele Elemente des ausgewählten Ordners die aktuelle Selektion zutrifft, noch wie viele Elemente des Ordners überhaupt vom Typ Kontakt sind.

Es werden ausschließlich Kontakte aus dem angegebenen Ordner berücksichtigt. Ggf. vorhandene Unterordner werden nicht mit einbezogen und müssen bei Bedarf in einer eigenen Aussendung direkt ausgewählt werden.

Anrede (Grundkonfiguration)

I. d. R. ist die Anrede einer E-Mail abhängig von dem Kontakt an den die E-Mail gesendet werden soll. So sollen z. B. Frauen mit „Sehr geehrte Frau …“ und Herren mit „Sehr geehrter Herr …“ angesprochen werden.

Im Feld Anrede können beliebig viele Fallunterscheidungen für die Generierung der Anrede der E-Mail definiert werden. Hierfür muss jeder Fall, der Unterschieden werden soll, definiert werden. Ein Fall besteht aus der Bedingung für die dieser gilt und der zugehörigen Anrede. In der Definition wird die Anrede von der Bedingung umschlossen. Der Aufbau und Syntax einer Fall Definition in Outlook Serienmail ähnelt dem eines HTML-Tags. Hier ein einfaches Beispiel:

<WENN ANREDE=Herr>Sehr geehrter Herr ###NACHNAME###,</WENN>
<WENN ANREDE=Frau>Sehr geehrter Frau ###NACHNAME###,</WENN>
<WENN ANREDE=LEER>Sehr geehrte Damen und Herren,</WENN>

Der erste Fall tritt ein wenn in den Kontakt Stammdaten die Anrede „Herr“, der zweite wenn „Frau“ hinterlegt ist. Der dritte und letzte Fall tritt ein wenn keine Anrede hinterlegt ist. Folgende Felder können in der Bedingung abgefragt werden:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname

Wie in den beiden Beispielen bereits ersichtlich ist, muss bei der Überprüfung ob ein Wert beim Kontakt nicht vorhanden ist das Schlüsselwort „LEER“ als Vergleichswert eingegeben werden.

Die einzelnen Fälle werden von Outlook Serienmail in der Reihenfolge der Eingabe geprüft (von oben nach unten). D. h. sollten bei einem Kontakt mehrere der definierten Fälle zutreffen, wird immer der zuletzt zutreffende Fall für die Generierung der Anrede verwendet.

Bei der Überprüfung der Bedingungen wird keine Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

WICHTIG: Die Fallunterscheidungen sollten so aufgebaut sein, dass immer mindestens eine zutrifft, da sonst eine E-Mail ohne Anrede generiert wird. Um eine optimale Übersichtlichkeit auch bei vielen Fallunterscheidungen zu gewährleisten, sollte jeder Fall in einer eigenen Zeile stehen.

Konto (Grundkonfiguration)

Über die Auswahlliste wird festgelegt, über welches der in Outlook eingerichteten E-Mail Konten die E-Mails von Outlook Serienmail verschickt werden.

Betreff (Grundkonfiguration)

Dieses Feld wird nur eingeblendet, wenn eine HTML Vorlage für die E-Mail verwendet wird da bei Outlook Vorlagen der Betreff direkt in der Mailvorlage angeben wird. Im Betreff können auch Variablen (vgl. Kapitel „Vorlage erstellen“) verwendet werden.

Fortschritt

Der Fortschrittsbalken zeigt während des Verschickens der E-Mails an wie viel Prozent der in dem angegebenen Kontakteordner befindlichen Kontakte bereits bearbeitet wurden.

Abschicken

Durch klicken des Abschicken-Buttons wird der  Versand der Serienemail gestartet. Während eines laufenden Versands ist der Button nicht sichtbar, um versehentliche Mehrfachaussendungen ausschließen zu können.

HINWEIS: Nach dem Start des E-Mail Versands kann die Meldung „Ein Programm versucht, auf Ihre in Outlook gespeicherten  E-Mail-Adressen zuzugreifen“ erscheinen.      Dies  ist ein Sicherheitsmechanismus in Microsoft Outlook, der verhindern soll, dass ungewünschte Programme - wie z. B. Viren - Zugriff auf Ihre Outlook Daten erhalten. Entsprechend werden Sie hier gewarnt, dass Outlook Serienmail versucht auf ihre in Outlook gespeicherten Kontakte zuzugreifen.

Wählen Sie hier „Zugriff gewähren für 10 Minuten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, damit die E-Mails korrekt generiert und versendet werden können.

Kontakt E-Mail Adresse (Zusatzkonfiguration)

In Microsoft Outlook 2010 können pro Kontakt bis zu drei E-Mail Adressen (Outlook Felder „E-Mail“,

„E-Mail 2“ oder „E-Mail 3“) hinterlegt werden. Im Standard verwendet Outlook Serienmail die beim Kontakt im Feld „E-Mail“ gespeicherte E-Mail Adresse als Empfänger. Über die Auswahl kann gesteuert werden, welche der drei ggf. bei einem Kontakt vorhandenen E-Mail Adressen als Empfänger verwendet werden soll.

HINWEIS: Ist in dem hier ausgewählten E-Mail Feld bei einem Kontakt keine E-Mail Adresse hinterlegt, so erhält er bei dem Versand keine E-Mail.

Kontakt Adresse (Zusatzkonfiguration)

Wie bei den E-Mail Adressen können einem Kontakt bis zu drei Adressen („privat“, „geschäftlich“ und „andere“) zugeordnet werden. Jede Adresse besteht aus mehreren Feldern (Anschrift, Postleitzahl, etc.) Die hier getroffene Auswahl hat nur Auswirkungen, sofern im Bereich „Erweiterte Selektion“ ein zusätzlicher Filter für die Kontaktauswahl definiert wurde. Die im Bereich „Erweiterte Selektion“ getroffenen Einstellungen werden beim Versand mit der hier ausgewählten Adresse verglichen.

E-Mail Wichtigkeit (Zusatzkonfiguration)

Stellen Sie an dieser Stelle ein, mit welcher Wichtigkeit die E-Mail verschickt werden soll. Je nach

Auswahl bekommt der Empfänger dies durch ein Symbol an der empfangenen E-Mail angezeigt.

Speicheroptionen (Zusatzkonfiguration)

Ist die Option „Gesendete E-Mails speichern“ aktiviert (im Standard voreingestellt), wird jede versendete E-Mail in einem pro  Aussendung automatisch erstellten Unterordner des Standardspeicherorts für versendete  E-Mails gespeichert. Der Unterordner hat folgenden Namensaufbau:

Jahr_Monat_Tag_Stunden_Minuten_Sekunden_OSM (z. B. 2010_01_10_14_30_51_OSM) Ist die Option nicht aktiviert, werden die gesendeten E-Mails nicht gespeichert.

Erweiterte Selektion (Zusatzkonfiguration)

Hier stehen dem Benutzer zusätzliche Selektionskriterien für die Empfänger der E-Mail zur Verfügung. Für die Kriterien „Bundesland/Kanton“, „Postleitzahl“ und „Land“ können nicht nur einzelne, sondern bei Bedarf mehrere durch Komma („,“) getrennte Werte angegeben werden. Das entsprechende Kriterium trifft dann bei einem Kontakt zu, sofern der in seinen Stammdaten hinterlegte Wert einem der in den Selektionskriterien angegebenen Vergleichswerte entspricht.

Bei den Kriterien „Bundesland/Kanton“ und „Land“ muss der in den Stammdaten des Kontakts vorhandene Wert identisch mit dem Vergleichswert sein.

Das Kriterium „Postleitzahl“ hingegen vergleicht immer den Anfang. D. h. ist im Kriterium z. B. „95, 96“ angegeben, trifft dies auf alle Kontakte zu deren Postleitzahl mit „95“ oder „96“ beginnt.

Mit dem Kriterium „Geboren“ können Sie festlegen, wann der Kontakt geboren sein muss um die E- Mail zu erhalten. Über eine Auswahlbox können Sie definieren, wie das von Ihnen angegebene Datum interpretiert werden soll:

  • „am“: Der Kontakt muss genau an dem Datum geboren worden sein um die E-Mail zu erhalten. Haben Sie hier z. B. den 01.01.1990 eingetragen, so erhalten nur Kontakte die an diesem Tag geboren wurden.
  • „vor“: Der Kontakt muss vor dem Datum geboren worden sein um die E-Mail zu erhalten.
  • Wenn Sie hier z. B. den 01.01.1990 angeben, trifft die Bedingung auf alle Kontakte zu die am 31.12.1989 oder früher geboren wurden.
  • „nach“: Der Kontakt muss nach dem Datum geboren worden sein um die E-Mail zu erhalten. Wenn Sie hier z. B. den 01.01.1990 angeben, trifft die Bedingung auf alle Kontakte zu die am 02.01.1990 oder später geboren wurden.
  • „zwischen“: Hier müssen Sie ein zweites Datum angeben, um einen Zeitraum zu definieren. Der Kontakt erhält die E-Mail, wenn er innerhalb dieses Zeitraums geboren wurde.

Über das Kriterium „nächster Geburtstag“ kann definiert werden wann der nächste Geburtstag der Kontakte sein muss damit diese eine E-Mail erhalten.

Sprache (Zusatzkonfiguration)

Über die Auswahl „Sprache“ wird gesteuert in welcher Sprache Outlook Serienmail betrieben werden soll. Aktuell stehen die beiden Sprachen „Deutsch“ und „Englisch“ zur Auswahl.

Testempfänger (Zusatzkonfiguration)

Wenn Sie die generierten E-Mails erst prüfen und nicht direkt an die eigentlichen Empfänger schicken wollen, so tragen Sie hier Ihre E-Mail Adresse ein. Alle E-Mails werden dann an die hier eingetragene E-Mail Adresse geschickt.

Vorlage erstellen

Um eine Outlook E-Mail Vorlage zu erstellen, müssen Sie eine neue E-Mail mit dem von Ihnen für die Serienmail vorgesehenen Inhalt erstellen. Sie können die Eingabemaske für eine neue E-Mail entweder über das Menü (Datei > Neu > E-Mail Nachricht) oder die Tastenkombination „Strg“ + N öffnen.

Um in der E-Mail Vorlage auf individuelle Informationen aus den Kontakt Stammdaten (z. B. Geburtstag, etc.) zugreifen zu können, stehen Variablen zur Verfügung. Diese werden dann bei der Generierung der E- Mail mit den entsprechenden Daten des Kontakts ersetzt. Eine Variable besteht aus einem Namen der von jeweils drei Rauten umschlossen ist (z. B. ###GEBURTSTAG###).

In einer Vorlage könnte also z. B. folgender Inhalt stehen:

… an Ihrem Geburtstag, dem ###GEBURTSTAG###, wünschen wir Ihnen alles Gute …

Dieselbe Zeile würde dann in der fertig generierten E-Mail die an einen Kontakt geschickt wird, dessen

Geburtstag in den Kontakt Stammdaten mit dem 01.05.1981 angegeben ist, wie folgt aussehen:

… an Ihrem Geburtstag, dem 01.05.1981, wünschen wir Ihnen alles Gute …

Variablen werden sowohl im Betreff als auch im Nachrichtentext ersetzt. Die folgenden Variablen stehen bei der Erstellung einer Vorlage zur Verfügung:

###ANREDE###

Generierte Anrede, z. B. „Sehr geehrter Herr Max Mustermann“

###TITEL###

E. d. F.[1] „Anrede“ in Outlook, z. B. „Herr“

###VORNAME###

E. d. F. „Vorname“ in Outlook

###WEITEREVORNAMEN###

E. d. F. „Weitere Vorn.:“ in Outlook

###NACHNAME###

E. d. F. „Nachname“ in Outlook

###NAMENSZUSATZ###

E. d. F. „Namenszusatz“ in Outlook, z. B. „sen.“

###SPITZNAME###

E. d. F. „Spitzname“ in Outlook

###EMAIL1###

E. d. F. „E-Mail“ in Outlook

###EMAIL2###

E. d. F. „E-Mail2“ in Outlook

###EMAIL3###

E. d. F. „E-Mail3“ in Outlook

###PRIVATTELEFON###

E. d. F. „Telefonnummern Privat“ in Outlook

###PRIVAT2TELEFON###

E. d. F. „Telefonnummern Privat 2“ in Outlook

###PRIVATFAX###

E. d. F. „Telefonnummern Fax privat“ in Outlook

###HANDY###

E. d. F. „Telefonnummern Mobiltelefon“ in Outlook

###GESCHAEFTTELEFON###

E. d. F. „Telefonnummern Geschäftlich“ in Outlook

###GESCHAEFT2TELEFON###

E. d. F. „Telefonnummern Geschäftlich 2“ in Outlook

###GESCHAEFTFAX###

E. d. F. „Telefonnummern Fax geschäftl.“ in Outlook

###WEITERETELEFON###

E. d. F. „Telefonnummern Weitere“ in Outlook

###WEITEREFAX###

E. d. F. „Telefonnummern Fax weiterein Outlook

###GEBURTSTAG###

E. d. F. „Geburtstag“ in Outlook, z. B. „01.01.1981“

###PARTNER###

E. d. F. „Partner/in“ in Outlook, z. B. Name der Ehefrau

###JAHRESTAG###

E. d. F. „Jahrestag“ in Outlook, z. B. „01.01.1995“

###HOBBY###

E. d. F. „Hobby“ in Outlook, z. B. „Golf“

###WEBSEITE###

E. d. F. „Webseite“ in Outlook, z. B. „http://www.mmuster.de“

###BERUF###

E. d. F. „Beruf“ in Outlook, z. B. „Versicherungskaufmann“

###FIRMA###

E. d. F. „Firma“ in Outlook, z. B. „Mustermann GmbH“

###POSITION###

E. d. F. „Position“ in Outlook, z. B. „Vertriebsleiter“

###ASSISTENT###

E. d. F. „Assistent“ in Outlook, z. B. „Herr Müller“

###PRIVATADRESSE###

E. d. F. „Adressen à Privat“ in Outlook

###PRIVATSTRASSE###

Strasse der „Privaten Adresse“

###PRIVATPLZ###

Postleitzahl der „Privaten Adresse“

###PRIVATPOSTFACH###

Postfach der „Privaten Adresse“

###PRIVATORT###

Ort der „Privaten Adresse“

###PRIVATBUNDESLAND###

Bundesland der „Privaten Adresse“, z. B. Bayern

###PRIVATLAND###

Land der „Privaten Adresse“, z. B. Deutschland

###GESCHAEFTADRESSE###

E. d. F. „Adressen à Geschäftlich“ in Outlook

###GESCHAEFTSTRASSE###

Strasse der „Geschäftlichen Adresse“

###GESCHAEFTPLZ###

Postleitzahl der „Geschäftlichen Adresse“

###GESCHAEFTPOSTFACH###

Postfach der „Geschäftlichen Adresse“

###GESCHAEFTORT###

Ort der „Geschäftlichen Adresse“

###GESCHAEFTBUNDESLAND###

Bundesland der „Geschäftlichen Adresse“, z. B. Bayern

###GESCHAEFTLAND###

Land der „Geschäftlichen Adresse“, z. B. Deutschland

###WEITEREADRESSE###

E. d. F. „Adressen à Weitere“ in Outlook

###WEITERESTRASSE###

Strasse der „Weiteren Adresse“

###WEITEREPLZ###

Postleitzahl der „Weiteren Adresse“

###WEITEREPOSTFACH###

Postfach der „Weiteren Adresse“

###WEITEREORT###

Ort der „Weiteren Adresse“

###WEITEREBUNDESLAND###

Bundesland der „Weiteren Adresse“, z. B. Bayern

###WEITERELAND###

Land der „Weiteren Adresse“, z. B. Deutschland

 Seit der Version 2.0 können neben den Outlook-Vorlagen auch HTML-Vorlagen genutzt werden. Bei diesen wird der Betreff der E-Mail direkt in Outlook Serienmail angegeben.

WICHTIG: Achten Sie darauf die Namen der Variablen in Ihren Vorlagen korrekt in Großbuchstaben zu schreiben. Sonst werden diese nicht ersetzt.

HINWEIS: Es erfolgt bei der Generierung der personalisierten E-Mails keine Überprüfung, ob für eine in der Vorlage verwendete Variable in einem Kontakt auch wirklich ein Wert vorhanden ist. Sollte beim Kontakt kein Wert hinterlegt sein, wird die Variable in der Vorlage durch ein Leerzeichen ersetzt.


[1] E. d. F. = Entspricht dem Feld

Zusatzfunktionen

Kontakt für E-Mail Versand mit Outlook Serienmail sperren

Es besteht die Möglichkeit, Kontakte generell für den E-Mail Versand mit Outlook Serienmail zu sperren. Dies ist unter Umständen nötig, falls der entsprechende Kontakt keine Kontaktaufnahme per E-Mail wünscht .Sie können den Kontakt dann normal in Outlook pflegen, doch selbst wenn die Selektion in Outlook Serienmail bei einer Aussendung bei dem Kontakt zutrifft, wird trotzdem keine E-Mail an den Kontakt geschickt.

Dazu müssen Sie in Outlook ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen „osm“, dem Typ „Ja/Nein“ und dem Format „Ja/Nein“ anlegen. Für alle Kontakte bei denen der Wert „Nein“ in diesem Feld hinterlegt ist, wird von Outlook Serienmail keine E-Mail generiert. Ist das Feld bei einem Kontakt überhaupt nicht vorhanden oder steht auf „Ja“, generiert  Outlook Serienmail eine E-Mail bei der Aussendung sofern die Selektion (Kategorie etc.) zutrifft.

Nutzen von Outlook Serienmail mit unterschiedlichen Outlook Profilen

Outlook Serienmail kann mit unterschiedlichen Outlook Profilen betrieben werden. Das Programm speichert in diesem Fall die Einstellungen für jedes Outlook Profil individuell. Beim Starten von Outlook Serienmail wird überprüft, ob ein Outlook Profil aktiv ist. Das ist der Fall, wenn Microsoft Outlook gestartet ist. Wird ein aktives Outlook Profil gefunden, wird dieses verwendet. Andernfalls wird das Standard Outlook Profil von Outlook Serienmail verwendet. Um ein anderes Outlook Profil als das Standardprofil mit Outlook Serienmail nutzen zu können, muss also Outlook mit dem gewünschten Profil gestartet werden.

Log

In der Kartei „Log“ können über ein Dropdown die vorhandenen Log-Dateien der bisher getätigten E-Mail Versendungen ausgewählt und eingesehen werden. Die Log-Dateien befinden sich in den „Eigenen Dateien“ im Unterordner „Outlook Serienmail\Logs“. Von dort aus können Sie bei Bedarf auch mit einem beliebigen anderen Textprogramm geöffnet und z. B. durchsucht werden.

HINWEIS: Damit es in Outlook Serienmail zu keinen Problemen wegen zu vielen Log-Dateien kommt, werden in dem Dropdown maximal die 50 neusten Log-Dateien zur Auswahl gestellt. Ältere Log-Dateien können nur direkt über das Dateisystem angesehen werden.