Konfiguration

Die Einstellungen von Outlook Serienmail werden in den beiden Bereichen „Grundkonfiguration“ und „Zusatzkonfiguration“ vorgenommen. Die  im Bereich „Grundkonfiguration“ befindlichen Einstellungen müssen vollständig ausgefüllt werden und sind für den Versand der Serienmail zwingend erforderlich. Im Bereich „Zusatzkonfiguration“ befinden sich optionale Einstellungen.

Kategorien (Grundkonfiguration)

Wählen Sie hier die Kategorie(n) aus, an welche die E-Mail verschickt werden soll. Sie können die Namen der Kategorien entweder manuell oder über den Outlook Kategorie Auswahldialog eintragen. Die Nutzung des Outlook Kategorie Auswahldialogs empfiehlt sich vor allem bei längeren bzw. komplizierten Kategorienamen, da so Eingabefehler seitens des Benutzers ausgeschlossen werden können. Der Auswahldialog öffnet sich nach dem Klick auf das Icon am Ende des Eingabefelds.

Die Kategorien und deren Verwaltung sind kein Bestandteil von Outlook Serienmail, sondern von Microsoft Outlook. Sollten Sie Fragen zu Kategorien bzw. deren Verwaltung haben konsultieren Sie bitte das entsprechende Handbuch oder wenden Sie sich an einen qualifizierten EDV Fachbetrieb.

Ein Kontakt erhält die E-Mail nur einmal, auch wenn er ggf. mehreren der angegebenen Kategorien zugeordnet ist.

Im Standard verschickt Outlook Serienmail die E-Mail an alle Kontakte aus dem angegebenen Kontakte-Ordner die mindestens einer der angegebenen Kategorien zugeordnet ist. Wenn also z. B. die Kategorien „A Kunden“ und „B Kunden“ ausgewählt wurden, erhalten folgende Kontakte die E- Mail:

  • Kontakte die nur der Kategorie „A-Kunden“ zugeordnet sind
  • Kontakte die nur der Kategorie „B-Kunden“ zugeordnet sind
  • Kontakte die sowohl der Kategorie „A-Kunden“ als auch „B-Kunden“ zugeordnet sind

Soll eine E-Mail nur an Kontakte geschickt werden die allen der angegebenen Kategorien zugeordnet sind, so muss die Option „Kategorie UND Verknüpfung“ aktiviert werden. Für obiges Beispiel würde dies bedeuten, das nur Kontakte die sowohl der Kategorie „A-Kunden“ als auch „B-Kunden“ zugeordnet sind die E-Mail erhalten würden.

Um eine E-Mail an alle Kontakte eines Outlook-Ordners - unabhängig von deren Kategorie Zuordnung - zu versenden, tragen Sie in das Feld „Kategorie“ einfach ein „*“ ein.

Vorlage (Grundkonfiguration)

Wählen Sie hier die zuvor von Ihnen erstellte Outlook E-Mail Vorlage aus die zur Versendung der Serienmail verwendet werden soll. In dem Auswahldialog für die Vorlagendatei werden standardgemäß nur Outlook E-Mail Vorlagendateien (*.oft) und HTML-Vorlagen (*.htm/*.html) angezeigt.

Bei der Verwendung von HTML-Dateien muss der Betreff der E-Mail im OSM direkt angegeben werden. Details zum Erstellen einer Outlook E-Mail Vorlage können Sie dem Abschnitt „Vorlage erstellen“ in diesem Dokument entnehmen.

Kontakte (Grundkonfiguration)

Hier muss der Outlook-Ordner ausgewählt werden, in dem sich die Kontakte befinden, an welche die Serienmail geschickt und deren Zugehörigkeit zu den zuvor selektierten Kategorien überprüft werden soll.

Nach der Auswahl eines Ordners wird unterhalb der Feldbeschreibung angezeigt, wie viele Elemente sich insgesamt in dem Ordner befinden. Diese Zahl zeigt weder auf, wie viele Elemente des ausgewählten Ordners die aktuelle Selektion zutrifft, noch wie viele Elemente des Ordners überhaupt vom Typ Kontakt sind.

Es werden ausschließlich Kontakte aus dem angegebenen Ordner berücksichtigt. Ggf. vorhandene Unterordner werden nicht mit einbezogen und müssen bei Bedarf in einer eigenen Aussendung direkt ausgewählt werden.

Anrede (Grundkonfiguration)

I. d. R. ist die Anrede einer E-Mail abhängig von dem Kontakt an den die E-Mail gesendet werden soll. So sollen z. B. Frauen mit „Sehr geehrte Frau …“ und Herren mit „Sehr geehrter Herr …“ angesprochen werden.

Im Feld Anrede können beliebig viele Fallunterscheidungen für die Generierung der Anrede der E-Mail definiert werden. Hierfür muss jeder Fall, der Unterschieden werden soll, definiert werden. Ein Fall besteht aus der Bedingung für die dieser gilt und der zugehörigen Anrede. In der Definition wird die Anrede von der Bedingung umschlossen. Der Aufbau und Syntax einer Fall Definition in Outlook Serienmail ähnelt dem eines HTML-Tags. Hier ein einfaches Beispiel:

<WENN ANREDE=Herr>Sehr geehrter Herr ###NACHNAME###,</WENN>
<WENN ANREDE=Frau>Sehr geehrter Frau ###NACHNAME###,</WENN>
<WENN ANREDE=LEER>Sehr geehrte Damen und Herren,</WENN>

Der erste Fall tritt ein wenn in den Kontakt Stammdaten die Anrede „Herr“, der zweite wenn „Frau“ hinterlegt ist. Der dritte und letzte Fall tritt ein wenn keine Anrede hinterlegt ist. Folgende Felder können in der Bedingung abgefragt werden:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname

Wie in den beiden Beispielen bereits ersichtlich ist, muss bei der Überprüfung ob ein Wert beim Kontakt nicht vorhanden ist das Schlüsselwort „LEER“ als Vergleichswert eingegeben werden.

Die einzelnen Fälle werden von Outlook Serienmail in der Reihenfolge der Eingabe geprüft (von oben nach unten). D. h. sollten bei einem Kontakt mehrere der definierten Fälle zutreffen, wird immer der zuletzt zutreffende Fall für die Generierung der Anrede verwendet.

Bei der Überprüfung der Bedingungen wird keine Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

WICHTIG: Die Fallunterscheidungen sollten so aufgebaut sein, dass immer mindestens eine zutrifft, da sonst eine E-Mail ohne Anrede generiert wird. Um eine optimale Übersichtlichkeit auch bei vielen Fallunterscheidungen zu gewährleisten, sollte jeder Fall in einer eigenen Zeile stehen.

Konto (Grundkonfiguration)

Über die Auswahlliste wird festgelegt, über welches der in Outlook eingerichteten E-Mail Konten die E-Mails von Outlook Serienmail verschickt werden.

Betreff (Grundkonfiguration)

Dieses Feld wird nur eingeblendet, wenn eine HTML Vorlage für die E-Mail verwendet wird da bei Outlook Vorlagen der Betreff direkt in der Mailvorlage angeben wird. Im Betreff können auch Variablen (vgl. Kapitel „Vorlage erstellen“) verwendet werden.

Fortschritt

Der Fortschrittsbalken zeigt während des Verschickens der E-Mails an wie viel Prozent der in dem angegebenen Kontakteordner befindlichen Kontakte bereits bearbeitet wurden.

Abschicken

Durch klicken des Abschicken-Buttons wird der  Versand der Serienemail gestartet. Während eines laufenden Versands ist der Button nicht sichtbar, um versehentliche Mehrfachaussendungen ausschließen zu können.

HINWEIS: Nach dem Start des E-Mail Versands kann die Meldung „Ein Programm versucht, auf Ihre in Outlook gespeicherten  E-Mail-Adressen zuzugreifen“ erscheinen.      Dies  ist ein Sicherheitsmechanismus in Microsoft Outlook, der verhindern soll, dass ungewünschte Programme - wie z. B. Viren - Zugriff auf Ihre Outlook Daten erhalten. Entsprechend werden Sie hier gewarnt, dass Outlook Serienmail versucht auf ihre in Outlook gespeicherten Kontakte zuzugreifen.

Wählen Sie hier „Zugriff gewähren für 10 Minuten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, damit die E-Mails korrekt generiert und versendet werden können.

Kontakt E-Mail Adresse (Zusatzkonfiguration)

In Microsoft Outlook 2010 können pro Kontakt bis zu drei E-Mail Adressen (Outlook Felder „E-Mail“,

„E-Mail 2“ oder „E-Mail 3“) hinterlegt werden. Im Standard verwendet Outlook Serienmail die beim Kontakt im Feld „E-Mail“ gespeicherte E-Mail Adresse als Empfänger. Über die Auswahl kann gesteuert werden, welche der drei ggf. bei einem Kontakt vorhandenen E-Mail Adressen als Empfänger verwendet werden soll.

HINWEIS: Ist in dem hier ausgewählten E-Mail Feld bei einem Kontakt keine E-Mail Adresse hinterlegt, so erhält er bei dem Versand keine E-Mail.

Kontakt Adresse (Zusatzkonfiguration)

Wie bei den E-Mail Adressen können einem Kontakt bis zu drei Adressen („privat“, „geschäftlich“ und „andere“) zugeordnet werden. Jede Adresse besteht aus mehreren Feldern (Anschrift, Postleitzahl, etc.) Die hier getroffene Auswahl hat nur Auswirkungen, sofern im Bereich „Erweiterte Selektion“ ein zusätzlicher Filter für die Kontaktauswahl definiert wurde. Die im Bereich „Erweiterte Selektion“ getroffenen Einstellungen werden beim Versand mit der hier ausgewählten Adresse verglichen.

E-Mail Wichtigkeit (Zusatzkonfiguration)

Stellen Sie an dieser Stelle ein, mit welcher Wichtigkeit die E-Mail verschickt werden soll. Je nach

Auswahl bekommt der Empfänger dies durch ein Symbol an der empfangenen E-Mail angezeigt.

Speicheroptionen (Zusatzkonfiguration)

Ist die Option „Gesendete E-Mails speichern“ aktiviert (im Standard voreingestellt), wird jede versendete E-Mail in einem pro  Aussendung automatisch erstellten Unterordner des Standardspeicherorts für versendete  E-Mails gespeichert. Der Unterordner hat folgenden Namensaufbau:

Jahr_Monat_Tag_Stunden_Minuten_Sekunden_OSM (z. B. 2010_01_10_14_30_51_OSM) Ist die Option nicht aktiviert, werden die gesendeten E-Mails nicht gespeichert.

Erweiterte Selektion (Zusatzkonfiguration)

Hier stehen dem Benutzer zusätzliche Selektionskriterien für die Empfänger der E-Mail zur Verfügung. Für die Kriterien „Bundesland/Kanton“, „Postleitzahl“ und „Land“ können nicht nur einzelne, sondern bei Bedarf mehrere durch Komma („,“) getrennte Werte angegeben werden. Das entsprechende Kriterium trifft dann bei einem Kontakt zu, sofern der in seinen Stammdaten hinterlegte Wert einem der in den Selektionskriterien angegebenen Vergleichswerte entspricht.

Bei den Kriterien „Bundesland/Kanton“ und „Land“ muss der in den Stammdaten des Kontakts vorhandene Wert identisch mit dem Vergleichswert sein.

Das Kriterium „Postleitzahl“ hingegen vergleicht immer den Anfang. D. h. ist im Kriterium z. B. „95, 96“ angegeben, trifft dies auf alle Kontakte zu deren Postleitzahl mit „95“ oder „96“ beginnt.

Mit dem Kriterium „Geboren“ können Sie festlegen, wann der Kontakt geboren sein muss um die E- Mail zu erhalten. Über eine Auswahlbox können Sie definieren, wie das von Ihnen angegebene Datum interpretiert werden soll:

  • „am“: Der Kontakt muss genau an dem Datum geboren worden sein um die E-Mail zu erhalten. Haben Sie hier z. B. den 01.01.1990 eingetragen, so erhalten nur Kontakte die an diesem Tag geboren wurden.
  • „vor“: Der Kontakt muss vor dem Datum geboren worden sein um die E-Mail zu erhalten.
  • Wenn Sie hier z. B. den 01.01.1990 angeben, trifft die Bedingung auf alle Kontakte zu die am 31.12.1989 oder früher geboren wurden.
  • „nach“: Der Kontakt muss nach dem Datum geboren worden sein um die E-Mail zu erhalten. Wenn Sie hier z. B. den 01.01.1990 angeben, trifft die Bedingung auf alle Kontakte zu die am 02.01.1990 oder später geboren wurden.
  • „zwischen“: Hier müssen Sie ein zweites Datum angeben, um einen Zeitraum zu definieren. Der Kontakt erhält die E-Mail, wenn er innerhalb dieses Zeitraums geboren wurde.

Über das Kriterium „nächster Geburtstag“ kann definiert werden wann der nächste Geburtstag der Kontakte sein muss damit diese eine E-Mail erhalten.

Sprache (Zusatzkonfiguration)

Über die Auswahl „Sprache“ wird gesteuert in welcher Sprache Outlook Serienmail betrieben werden soll. Aktuell stehen die beiden Sprachen „Deutsch“ und „Englisch“ zur Auswahl.

Testempfänger (Zusatzkonfiguration)

Wenn Sie die generierten E-Mails erst prüfen und nicht direkt an die eigentlichen Empfänger schicken wollen, so tragen Sie hier Ihre E-Mail Adresse ein. Alle E-Mails werden dann an die hier eingetragene E-Mail Adresse geschickt.