Outlook Kategorien

Kategorien in Microsoft Outlook 2007/2010/2013/2016Kategoriezuordnung in Microsoft Outlook 2010

Über Kategorien ermöglicht Microsoft Outlook die Zuordnung von einer oder mehreren Eigenschaft(en) zu einem Element. Ein Element ist ein beliebiges Outlook Datenobjekt, wie z. B. eine Aufgabe, E-Mail oder Kontakt. Kategorien sind in Microsoft Outlook frei definierbare Eigenschaften wie z. B. "Geschäftskontakt" oder "Privatkontakt". Durch die Verwendung von Kategorien wird es dem Benutzer leicht gemacht, bestimmte Elemente zu finden, Elemente zu sortieren, gruppieren oder zu filtern.  

Für Outlook Serienmail sind Kategorien nur im Bezug auf Kontakte von Relevanz. Outlook Serienmail ermöglicht es E-Mails nur an bestimmte Kontakte zu senden, die der frei definierbaren Kategorieselektion (Details siehe Handbuch) entsprechen.

Um einen Kontakt einer Kategorie zuzuordnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Übersicht Ihrer Kontakte. In dem daraufhin erscheinenden Kontextmenü gehen Sie auf Kategorisieren und wählen Sie danach die gewünschte Kategorie aus. Die Kategorien, bei denen die quadratische Farbkennung mit einer Linie umrandet ist, sind dem Kontakt bereits zugeordnet. Wenn Sie den Kontakt mehreren Kategorien zuordnen wollen oder Sie die Kategorien erst noch anlegen oder bearbeiten müssen klicken Sie auf "Alle Kategiorien ...".

Kategorien sind im Standard individuelle Benutzereinstellungen. Das bedeutet - auch in Netzwerkumgebungen - das die von einem Benutzer angelegten Kategorien und die entsprechenden Farbzuordnungen nur für diesen selbst verfügbar sind. Will man die identischen Kategorien bei unterschiedlichen Benutzern verfügbar machen, muss man diese entweder überall entsprechend manuell anlegen und aktualisieren, oder sich eines  Zusatztools bedienen welches diese Aufgabe übernimmt (z. B. Public Categories).

Hinweis: Seit Microsoft Outlook 2007 werden die Kategorien nicht mehr in der Windows-Registrierungsdatenbank, sondern als versteckte Elemente in der Outlook Datendatei abgespeichert. Deshalb ist der Austausch der Kategorien zwischen einzelnen Benutzern leider nicht mehr über den Ex- und Import eines einzelnen Registrierungsschlüssels möglich.