Um eine Outlook E-Mail Vorlage zu erstellen, müssen Sie eine neue E-Mail mit dem von Ihnen für die Serienmail vorgesehenen Inhalt erstellen. Sie können die Eingabemaske für eine neue E-Mail entweder über das Menü (Datei > Neu > E-Mail Nachricht) oder die Tastenkombination „Strg“ + N öffnen.
Um in der E-Mail Vorlage auf individuelle Informationen aus den Kontakt Stammdaten (z. B. Geburtstag, etc.) zugreifen zu können, stehen Variablen zur Verfügung. Diese werden dann bei der Generierung der E- Mail mit den entsprechenden Daten des Kontakts ersetzt. Eine Variable besteht aus einem Namen der von jeweils drei Rauten umschlossen ist (z. B. ###GEBURTSTAG###).
In einer Vorlage könnte also z. B. folgender Inhalt stehen:
… an Ihrem Geburtstag, dem ###GEBURTSTAG###, wünschen wir Ihnen alles Gute …
Dieselbe Zeile würde dann in der fertig generierten E-Mail die an einen Kontakt geschickt wird, dessen
Geburtstag in den Kontakt Stammdaten mit dem 01.05.1981 angegeben ist, wie folgt aussehen:
… an Ihrem Geburtstag, dem 01.05.1981, wünschen wir Ihnen alles Gute …
Variablen werden sowohl im Betreff als auch im Nachrichtentext ersetzt. Die folgenden Variablen stehen bei der Erstellung einer Vorlage zur Verfügung:
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###ANREDE### |
Generierte Anrede, z. B. „Sehr geehrter Herr Max Mustermann“ |
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###TITEL### |
E. d. F.[1] „Anrede“ in Outlook, z. B. „Herr“ |
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###VORNAME### |
E. d. F. „Vorname“ in Outlook |
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###WEITEREVORNAMEN### |
E. d. F. „Weitere Vorn.:“ in Outlook |
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###NACHNAME### |
E. d. F. „Nachname“ in Outlook |
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###NAMENSZUSATZ### |
E. d. F. „Namenszusatz“ in Outlook, z. B. „sen.“ |
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###SPITZNAME### |
E. d. F. „Spitzname“ in Outlook |
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###EMAIL1### |
E. d. F. „E-Mail“ in Outlook |
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###EMAIL2### |
E. d. F. „E-Mail2“ in Outlook |
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###EMAIL3### |
E. d. F. „E-Mail3“ in Outlook |
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###PRIVATTELEFON### |
E. d. F. „Telefonnummern Privat“ in Outlook |
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###PRIVAT2TELEFON### |
E. d. F. „Telefonnummern Privat 2“ in Outlook |
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###PRIVATFAX### |
E. d. F. „Telefonnummern Fax privat“ in Outlook |
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###HANDY### |
E. d. F. „Telefonnummern Mobiltelefon“ in Outlook |
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###GESCHAEFTTELEFON### |
E. d. F. „Telefonnummern Geschäftlich“ in Outlook |
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###GESCHAEFT2TELEFON### |
E. d. F. „Telefonnummern Geschäftlich 2“ in Outlook |
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###GESCHAEFTFAX### |
E. d. F. „Telefonnummern Fax geschäftl.“ in Outlook |
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###WEITERETELEFON### |
E. d. F. „Telefonnummern Weitere“ in Outlook |
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###WEITEREFAX### |
E. d. F. „Telefonnummern Fax weiterein Outlook |
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###GEBURTSTAG### |
E. d. F. „Geburtstag“ in Outlook, z. B. „01.01.1981“ |
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###PARTNER### |
E. d. F. „Partner/in“ in Outlook, z. B. Name der Ehefrau |
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###JAHRESTAG### |
E. d. F. „Jahrestag“ in Outlook, z. B. „01.01.1995“ |
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###HOBBY### |
E. d. F. „Hobby“ in Outlook, z. B. „Golf“ |
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###WEBSEITE### |
E. d. F. „Webseite“ in Outlook, z. B. „http://www.mmuster.de“ |
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###BERUF### |
E. d. F. „Beruf“ in Outlook, z. B. „Versicherungskaufmann“ |
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###FIRMA### |
E. d. F. „Firma“ in Outlook, z. B. „Mustermann GmbH“ |
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###POSITION### |
E. d. F. „Position“ in Outlook, z. B. „Vertriebsleiter“ |
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###ASSISTENT### |
E. d. F. „Assistent“ in Outlook, z. B. „Herr Müller“ |
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###PRIVATADRESSE### |
E. d. F. „Adressen à Privat“ in Outlook |
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###PRIVATSTRASSE### |
Strasse der „Privaten Adresse“ |
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###PRIVATPLZ### |
Postleitzahl der „Privaten Adresse“ |
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###PRIVATPOSTFACH### |
Postfach der „Privaten Adresse“ |
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###PRIVATORT### |
Ort der „Privaten Adresse“ |
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###PRIVATBUNDESLAND### |
Bundesland der „Privaten Adresse“, z. B. Bayern |
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###PRIVATLAND### |
Land der „Privaten Adresse“, z. B. Deutschland |
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###GESCHAEFTADRESSE### |
E. d. F. „Adressen à Geschäftlich“ in Outlook |
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###GESCHAEFTSTRASSE### |
Strasse der „Geschäftlichen Adresse“ |
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###GESCHAEFTPLZ### |
Postleitzahl der „Geschäftlichen Adresse“ |
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###GESCHAEFTPOSTFACH### |
Postfach der „Geschäftlichen Adresse“ |
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###GESCHAEFTORT### |
Ort der „Geschäftlichen Adresse“ |
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###GESCHAEFTBUNDESLAND### |
Bundesland der „Geschäftlichen Adresse“, z. B. Bayern |
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###GESCHAEFTLAND### |
Land der „Geschäftlichen Adresse“, z. B. Deutschland |
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###WEITEREADRESSE### |
E. d. F. „Adressen à Weitere“ in Outlook |
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###WEITERESTRASSE### |
Strasse der „Weiteren Adresse“ |
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###WEITEREPLZ### |
Postleitzahl der „Weiteren Adresse“ |
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###WEITEREPOSTFACH### |
Postfach der „Weiteren Adresse“ |
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###WEITEREORT### |
Ort der „Weiteren Adresse“ |
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###WEITEREBUNDESLAND### |
Bundesland der „Weiteren Adresse“, z. B. Bayern |
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###WEITERELAND### |
Land der „Weiteren Adresse“, z. B. Deutschland |
Seit der Version 2.0 können neben den Outlook-Vorlagen auch HTML-Vorlagen genutzt werden. Bei diesen wird der Betreff der E-Mail direkt in Outlook Serienmail angegeben.
WICHTIG: Achten Sie darauf die Namen der Variablen in Ihren Vorlagen korrekt in Großbuchstaben zu schreiben. Sonst werden diese nicht ersetzt.
HINWEIS: Es erfolgt bei der Generierung der personalisierten E-Mails keine Überprüfung, ob für eine in der Vorlage verwendete Variable in einem Kontakt auch wirklich ein Wert vorhanden ist. Sollte beim Kontakt kein Wert hinterlegt sein, wird die Variable in der Vorlage durch ein Leerzeichen ersetzt.
[1] E. d. F. = Entspricht dem Feld